Collecter des fonds et des subventions est essentiel au bon fonctionnement d’une association, quel que soit son domaine d’activité. Mais encore faut-il ensuite avoir une gestion rigoureuse du budget et de la trésorerie. Voici quelques règles indispensables à retenir.
Règle #1 : être au clair sur les missions du trésorier
Le rôle et les missions du trésorier de l’association sont rappelés dans les statuts de la structure ou bien dans son règlement intérieur. En règle générale, le trésorier est mandaté pour suivre les flux de trésorerie ; enregistrer les justificatifs ; suivre les salaires, cotisations et donations ; mettre en place un budget prévisionnel et en assurer le suivi ; encaisser et décaisser les fonds ; communiquer l’information financière auprès des adhérents de l’associations. Il est aussi responsable de l’établissement et de l’arrêt des comptes.
Bref, le trésorier est amené à réaliser un ensemble de tâches très variées et dont l’ampleur peut changer grandement en fonction de la taille de l’association.
Bon à savoir
Dans certains cas, la responsabilité civile et pénale du trésorier de l’association peut être engagée. Si vous avez le moindre doute ou la moindre question, n’hésitez pas à consulter un avocat spécialisé en droit des associations.
Règle #2 : estimer un budget prévisionnel
Pour maîtriser les finances d’une association, il est absolument essentiel de passer par la case budget prévisionnel. Concrètement, il s’agit d’un tableau récapitulatif qui permet d’estimer les entrées (dons, cotisations, subventions publiques…) et les sorties d’argent (factures d’électricité ou de gaz, salaires, impressions…) au cours d’une année.
Bon à savoir
L’établissement d’un budget prévisionnel est conseillé mais pas obligatoire sauf dans les trois cas suivants : lorsque l’association est reconnue d’utilité publique ; lorsque les statuts de l’association le prévoient ; et lorsque l’organisation possède des clauses statutaires particulières.
Règle #3 : réaliser le plan de trésorerie prévisionnel
Le plan de trésorerie prévisionnel découle du budget prévisionnel et permet d’estimer les encaissements et décaissements que va réaliser l’association sur une période de douze mois. Ce plan consiste en un calendrier mensuel des flux financiers de l’association.
Le plan de trésorerie prévisionnel est très important car il permet :
- D’anticiper les besoins de trésorerie au mois le mois. Ces besoins peuvent en effet évoluer d’un mois sur l’autre, notamment en période creuse pour les dons ou lorsque certaines factures importantes tombent ;
- D’identifier les éventuels excédents de trésorerie qui pourraient par exemple être mis en réserve ou utilisés pour financer une opération exceptionnelle ;
- Plus généralement, de prévoir toute difficulté éventuelle de financement et prendre des mesures en conséquence (abandon d’un projet de recrutement, lancement d’une campagne de collecte supplémentaire…).
Règle #4 : suivre la trésorerie à échéances régulières
Il est recommandé d’organiser des points réguliers entre le trésorier et le comptable de l’association, le cas échéant, afin de vérifier si le plan de trésorerie réalisé en début d’année est réaliste et/ou s’il a besoin d’être ajusté.
Une chute inexpliquée des dons, un évènement particulier, un mécène qui se retire : la vie des associations n’est pas un long fleuve tranquille. La gestion et le pilotage de la trésorerie de l’association doit refléter cette réalité.
Règle #5 : diversifier les sources de financement de son asso
Afin de prévenir les difficultés éventuelles, il est essentiel, pour une association, de ne pas mettre tous ses œufs dans le même panier. Vente de produits, recherche de nouveaux partenaires, élargissement à d’autres profils de donateurs : toutes les stratégies sont bonnes pour permettre à une association de diversifier ses sources de financement et optimiser la gestion de sa trésorerie.
Règle #6 : mettre en place des procédures de contrôle interne
Selon la taille de l’association, mettre en place un contrôle interne peut être justifié. Cette prérogative est d’ordinaire du ressort de l’assemblée générale et/ou du conseil d’administration. Cependant, dans certains cas, il peut être opportun pour l’association de mettre en place un comité spécifique ou de faire appel à des auditeurs externes.
Règle #7 : maîtriser la différence entre comptabilité de trésorerie et comptabilité d’engagement
Enfin, il est indispensable de maîtriser certaines notions élémentaires. Un exemple ? La comptabilité de trésorerie est bien différente de la comptabilité d’engagement. La première se borne à lister les encaissements et décaissements, tandis que la seconde a pour objet d’inscrire dans les comptes le moment où le débiteur s’engage à régler.
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